Ciclo de vida de projetos industriais

Introdução

O Guia de Gerenciamento de Projetos, PMBOK- “Project Management Body Of Knowledge”, 3ª. ed, (2004), editado pelo PMI - “Project Management Institute” caracteriza que um projeto é único e deve ser desenvolvido de forma temporária e progressiva. Descreve também que a progressividade de um projeto é dividida por fases para que se possa melhorar o controle gerencial com ligações adequadas às operações em andamento da organização executora. O conjunto de fases de um projeto é definido como sendo “O ciclo de vida do projeto” fazendo com o que os trabalhos sejam desenvolvidos progressivamente do início ao fim.

Segundo o PMBOK (2004), o ciclo de vida ajuda o Gerente do Projeto a definir a extensão de trabalho que um projeto deverá ser desenvolvido. Por exemplo: Se o projeto for identificado como uma oportunidade que a alta direção de uma empresa deseja aproveitar, esta irá autorizar o Estudo de Viabilidade Econômica para decidir se deve ou não realizar o projeto. A definição do ciclo de vida do projeto pode ajudar o Gerente de Projeto a esclarecer se deve tratar o Estudo de Viabilidade como uma fase do projeto ou como um projeto autônomo separado. Quando o resultado desse esforço preliminar não for claramente identificado, será melhor tratar esse esforço como um projeto separado.

Continua o PMBOK (2004) definindo que o ciclo de vida de um projeto representa os trabalhos técnicos a serem realizados em cada fase (tipo arquitetura, construção, etc..), ou entregas que devem ser realizadas em cada fase; estas devem ser verificadas e validadas, bem como quem estará envolvido e como se deve controlar e aprovar cada fase.

Para que cada fase a ser desenvolvida, possa ser verificada e controlada, coloca o PMBOK que necessitamos incluir formulários, gráficos e listas de verificações (check list).

O ciclo de vida caracteriza as transferências técnicas ou o conjunto de entregas do projeto. Através deste trabalho garante-se que estes estejam completos, exatos e aprovados antes que a próxima fase seja iniciada. Estas passagens são caracterizadas como TOLL GATES (“pedágios” do projeto ou autorizações para a passagem de uma fase para outra do projeto) e devem ser precedidas por MILESTONES (marcos de controle do projeto).

Assim, nos processos de desenvolvimento de projetos industriais os ciclos de vida são caracterizados como uma série de atividades técnicas que precisam ser desenvolvidas e satisfeitas para que o projeto possa progredir atendendo as expectativas do cliente. Estas expectativas devem ser caracterizadas ‘como critérios de aceitação e requisitos de aprovação do projeto desde a elaboração da Declaração de Escopo Preliminar ou Projeto Básico emitido pela equipe de gestão.

Técnicas envolvidas no ciclo de vida

Segundo MILOSEVIC (2003) para poder-se analisar estrategicamente o desenvolvimento do projeto é necessário conhecer o Ciclo de Vida do Projeto. Segundo ele são através da análise de um ciclo de vida que poderemos verificar para cada fase quais serão as reais necessidades de controle organizacional do projeto.

MILOSEVIC (2003) coloca também que para cada fase deveremos compor um conjunto de atividades e que estas podem ser subdivididas em dois grupos: Gerenciais e Técnicas.

As atividades gerenciais, dentro do ciclo de vida visam manter o projeto equilibrado para se manter o escopo, prazo, custo e qualidade. Assim, para que os projetos possam ser desenvolvidos e organizados dentro de um ciclo de vida, será necessário que a equipe de gerenciamento desenvolva os processos gerenciais a serem utilizados para que a equipe técnica possa atender os requisitos de aprovação do cliente.

Dentro dos processos gerenciais e técnicos, uma metodologia para gerenciamento de projetos industriais irá requerer da equipe a utilização de documentos formais que atendam as necessidades de comunicação, tais como, formulários do Plano de Projeto, de Pedido de Mudança, Modelo de orçamento, Modelo de Cronograma, Modelo de Relatório de Progresso; Modelo de Relatório de Status; Modelo de Pedido de Encomenda; Modelo de Relatório de aceitação do cliente; Modelo de Relatórios para compra; Modelo de Relatórios para se elaborar o Mapa de Risco do Projeto; Modelo para se Requisitar materiais, Modelo de Relatório de Encerramento e muitos outros que dependendo da natureza sejam necessários ao projeto encomendado por um cliente.

Em outro contexto, segundo BERGEN (1986), cabe ao Gerente do Projeto, no seu dia a dia estar respondendo a muitas questões organizacionais, ou seja, respondendo a seus superiores, gestores de programa ou de portfólio, questões ligadas ao desenvolvimento do projeto ou da boa prática de gerenciamento, tais como:

Qual o montante de valores que você está gerenciando?

Quantos projetos estão sendo administrados?

Quantos recursos você necessita e usa atualmente nos seus projetos?

Que tipos de projetos você gerencia?

Qual o nível adequado de qualidade você necessita para gerenciar o seu projeto?

Qual o processo de trabalho necessário para se iniciar, planejar, executar, monitorar/controlar e encerrar um projeto?

Que documentos são necessários para se iniciar, planejar, executar, monitorar/controlar e encerrar um projeto?

Quando se inicia o ciclo de vida do projeto que você gerencia em sua indústria?

Segundo o PMBOK (2004) – Ciclo de vida (pág. 19), as organizações podem dividir seus projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial e assim fazer as ligações adequadas entre as operações em andamento da organização. Coletivamente, essas fases são conhecidas como ciclo de vida do projeto. Muitas organizações identificam um conjunto específico ou padrão de ciclo de vida para ser utilizado em todos os seus projetos.

As fases de um projeto indicam também o momento de transição onde ocorre uma transferência técnica. As fases de um projeto podem ocorrer temporalmente de forma linear ou iniciada antes do término de uma fase anterior. Quando ocorrem fases sendo desenvolvidas de forma paralela, chamamos este fenômeno de “fast tracking”

Segundo o PMBOK (2004), não existe um ciclo de vida ideal. Algumas empresas utilizam o ciclo de vida padrão para desenvolver seus projetos, enquanto outras deixam livres para a equipe de gerenciamento do projeto decida o melhor modelo de Ciclo de Vida (CV).

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Conclusão

Cada ramo industrial deverá encontrar o ciclo de vida ideal para o desenvolvimento de seus projetos. É importante que as empresas consigam enxergar em cada fase do projeto quais serão as atividades técnicas a serem desenvolvidas ao longo do ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente de Projeto e a equipe técnica, bem como o cliente conseguirão enxergar tudo o que deverá ser realizado e entregue ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Também deverá o Gerente de Projeto e equipe promover uma amarração de todas as atividades gerenciais a serem desenvolvidas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente e equipe conseguirão visualizar suas responsabilidades e demonstrarem ao cliente os “deliverables” (entregáveis) gerenciais e administrativos existentes em cada fase do projeto.

Caberá ainda a equipe de Gerenciamento de Projeto, amarrar também os documentos/ferramentas gerenciais a serem utilizadas em cada fase do ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente do Projeto e equipe terão muita clareza do processo de trabalho e quais documentos deverão ser emitidos pelos envolvidos em cada fase do projeto.

Recomendo também que a Equipe de Gestão enfatize ao longo de todo o ciclo de vida do projeto os principais marcos e “toll gates” existentes. Agindo desta forma, o Gerente de Projeto terá a total visão de todos os pontos importantes de controle do projeto e que precisam ser monitorados.

Fonte

BOYADJIAN, João Carlos. Ciclo de Vida de Projetos Industriais. Boletim Gestão de Projetos – IETEC, Savassi, n.33, ago. 2006. Disponível em: <http://www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/34>. Acesso em: 20 dez. 2006.